Informativa privacy

Titolare del trattamento

Il titolare è Giulio Conti – Loft SPA Massa Marittima, Via Populonia 14, 58024 Massa Marittima (GR), Italia. Per questioni relative ai dati personali: info@loftspa.it oppure +39 351 453 1309.

Dati trattati

Quando inviate una richiesta raccogliamo nome, cognome, email, telefono, date di arrivo e partenza, numero di ospiti, eventuale messaggio e le scelte relative ai contatti di servizio e al marketing. Registriamo inoltre sessioni giornaliere anonime, Paese di provenienza e passaggi del percorso di prenotazione. Un identificatore casuale di sessione viene trasformato in un codice giornaliero non reversibile: non conserviamo l’indirizzo IP, non colleghiamo le visite tra giorni diversi e non creiamo profili pubblicitari.

Il sistema registra inoltre codice e data della richiesta, lingua, canale scelto, pagina di provenienza e versione dell’informativa. L’archivio delle richieste non memorizza intenzionalmente l’indirizzo IP; i fornitori tecnici possono trattare dati di rete nei propri log per sicurezza e funzionamento.

Finalità e basi giuridiche

I campi contrassegnati con un asterisco sono necessari per rispondere. Il mancato conferimento impedisce l’invio della richiesta, ma il consenso marketing non è mai obbligatorio.

• Rispondere alla richiesta e adottare misure precontrattuali richieste dall’utente.
• Creare e proteggere l’account, collegarlo a un soggiorno confermato e fornire Area ospiti, check-in, accessi riservati, pacchetti e ordini richiesti, per eseguire il contratto o le misure richieste prima del contratto.
• Gestire il soggiorno e adempiere obblighi amministrativi, fiscali e di legge.
• Proteggere sito, app, account e accessi e prevenire abusi sulla base del legittimo interesse.
• Caricare contenuti esterni soltanto quando scegliete di visualizzare la relativa sezione.
• Inviare comunicazioni promozionali via e-mail e WhatsApp soltanto con un unico consenso facoltativo, esplicito e revocabile che indica chiaramente entrambi i canali.

Account, Area ospiti e autenticazione

Se create un account nell’app, trattiamo email, telefono, nome se disponibile, metodo di accesso, identificativo assegnato dal provider, stato di verifica e dati tecnici necessari a tentativi di autenticazione e sessioni. Potete accedere tramite Apple o Google, oppure usando insieme il codice della richiesta e l’email o il telefono comunicati nella stessa richiesta. Per Apple e Google riceviamo l’identificativo, l’email verificata e, quando autorizzato, il nome; non riceviamo né conserviamo la relativa password.

Un soggiorno viene collegato all’account solo dopo una verifica valida. La sola conoscenza dell’email o del telefono non concede accesso: nel percorso alternativo devono corrispondere anche il codice e il contatto della richiesta. Nell’Area ospiti possono comparire date e numero di ospiti, stato del check-in, collegamento Chekin, istruzioni riservate, codice porta e Wi-Fi durante la finestra di accesso, oltre a offerte o pacchetti disponibili.

I tentativi temporanei di autenticazione scadono dopo 10 minuti e la sessione dell’app dopo 30 giorni. Uscendo dall’account si chiude la sessione; eliminando l’app dal dispositivo, invece, l’account non viene cancellato.

Scheda soggiorno, preferenze e operatività

Nell’Area ospiti potete comunicare orario di arrivo, preferenze, richieste di extra e sorprese, salvare una disponibilità desiderata e scegliere singolarmente gli interessi promozionali. Per ricorrenze facoltative conserviamo soltanto giorno e mese. La lista d’attesa non è una prenotazione e viene usata per verificare e rispondere alla specifica richiesta scelta; potete cancellarla dall’app. Installazione e accesso non attivano il marketing. Il consenso promozionale è separato, inizialmente disattivato, registrato con versione dell’informativa e revocabile dalla sezione “Per te”.

La scheda operativa può contenere orari, stato del check-in, importi richiesti e pagamenti verificati, extra, note e avanzamento della preparazione. Il personale autorizzato vede soltanto i dati necessari al proprio ruolo: la collaboratrice non riceve incassi, documenti, dati marketing, codici di accesso, Wi-Fi o contatti degli ospiti. Le sorprese restano visibili all’organizzatore, al gestore e, dopo la conferma, al personale autorizzato limitatamente alle istruzioni di preparazione; una dedica privata non viene mostrata alla collaboratrice.

Per il lavoro interno registriamo ruolo, attività spuntate, stato e cronologia della preparazione, segnalazioni di materiali o problemi, eventuale foto collegata, ore giornaliere e stato di pagamento. Il registro piscina conserva misurazioni e interventi inseriti da persone autorizzate e non genera dosaggi automatici né certifica da solo l’idoneità dell’acqua.

Check-in Chekin e documenti

Quando aprite il check-in dall’Area ospiti, l’app visualizza una pagina personale ospitata da Chekin. In base alla procedura richiesta per il soggiorno, quella pagina può chiedere dati anagrafici e di contatto, cittadinanza o residenza, estremi e immagini del documento d’identità e l’uso di fotocamera o libreria fotografica. I campi effettivi sono mostrati nel flusso Chekin.

Inserimento e caricamento avvengono nell’ambiente Chekin visualizzato dall’app; l’app Loft SPA non è progettata per salvarne una copia aggiuntiva sul dispositivo. I dati possono essere resi disponibili a Loft SPA nella misura necessaria al check-in e agli obblighi applicabili. Quando previsto dalla normativa italiana, i dati richiesti possono essere trasmessi agli enti competenti, compresi la Questura tramite Alloggiati Web e l’ISTAT; le modalità effettive dipendono dal soggiorno e dal servizio configurato. Ruolo, accessi e tempi del fornitore dipendono dalla configurazione e dagli accordi in vigore: se vi occorre il dettaglio del vostro caso, scrivete a info@loftspa.it e consultate l’informativa Chekin collegata sotto.

Pacchetti, extra e ordini

Se richiedete o acquistate un pacchetto o un extra dall’Area ospiti, trattiamo prodotto o offerta scelti, quantità, prezzo e valuta mostrati, account e soggiorno collegati, identificativo e stato dell’ordine e l’eventuale collegamento al checkout, per gestire la vostra richiesta ed evitare duplicazioni.

Gli eventuali dati di pagamento inseriti nella pagina di checkout sono trattati dal fornitore mostrato in quel momento secondo la sua informativa; l’app non è progettata per conservare i dati completi della carta. Poiché il servizio di checkout attivo può dipendere dalla configurazione operativa, potete chiederci quale fornitore ha trattato uno specifico ordine.

Calendario e recensioni esterne

Calendario e recensioni sono incorporati tramite SociableKIT e mostrano contenuti collegati ad Airbnb. Il relativo iframe non viene richiesto al semplice avvio del sito o dell’app: si carica quando scegliete di aprire o visualizzare quella sezione. Se non fate questa scelta, il contenuto esterno resta bloccato.

Al caricamento, SociableKIT e i servizi da cui proviene il contenuto possono ricevere dati tecnici come indirizzo IP, browser, dispositivo e pagina visitata e usare cookie o tecnologie analoghe secondo le proprie informative. Sul sito potete cambiare la scelta dalle Preferenze privacy.

Destinatari e servizi esterni

Secondo la funzione usata, i dati possono essere trattati da fornitori di hosting e infrastruttura, Apple o Google per l’autenticazione, dal servizio configurato per recapitare email di servizio, da Chekin, dal fornitore di checkout, da SociableKIT e dalle fonti dei contenuti incorporati, nonché da assistenza tecnica, consulenti o autorità quando previsto dalla legge. Se scegliete WhatsApp o il vostro servizio email, anche quel servizio tratta i dati secondo la propria informativa. Non vendiamo dati personali.

La qualifica privacy di ciascun fornitore, i luoghi di trattamento e le funzioni effettivamente attive dipendono dal servizio e dalla configurazione in uso. Quando questi elementi non sono verificati per uno specifico flusso non attribuiamo un ruolo assoluto: potete chiedere a info@loftspa.it il fornitore e il quadro applicabili alla vostra operazione. Le informative note sono collegate sotto.

Trasferimenti internazionali

Alcuni fornitori tecnici possono trattare dati fuori dallo Spazio Economico Europeo. Quando necessario, il trasferimento avviene sulla base di decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti previsti dalla normativa applicabile.

Conservazione

• Richieste che non diventano prenotazioni: fino a 12 mesi.
• Dati connessi a soggiorni, contratti e obblighi contabili: fino a 10 anni quando richiesto.
• Tentativi temporanei di autenticazione: 10 minuti; sessioni dell’app: 30 giorni, salvo chiusura o cancellazione anticipata.
• Dati dell’account: fino alla cancellazione dell’account o finché necessari per fornirlo e proteggerlo; eventuali dati tecnici per completare una revoca al provider restano solo per il tempo necessario a tale operazione.
• Ordini, check-in, documenti e log di sicurezza: per il tempo necessario alla relativa finalità e agli obblighi applicabili. Dove un periodo preciso o il ruolo del fornitore non è confermato, non ne indichiamo uno presunto; potete richiedere il dettaglio del vostro caso.
• Dati marketing: fino alla revoca del consenso o alla cessazione della finalità, con verifiche periodiche.
• Preferenze tecniche e log: per i tempi indicati nella Cookie Policy o stabiliti dai fornitori per sicurezza.

Cancellazione dell’account

Dall’Area ospiti, dopo l’accesso, scegliete “Elimina account” e confermate. Vengono eliminati l’account dell’app, le associazioni locali con Apple, Google o accesso tramite codice richiesta, le sessioni e il collegamento dell’account al soggiorno. Per Apple, l’eventuale revoca presso il provider può essere completata in background dopo la cancellazione locale.

La cancellazione dell’account non annulla una prenotazione e non elimina automaticamente dati di soggiorno, check-in, ordini, contabilità o sicurezza che Loft SPA o un fornitore devono ancora conservare per uno scopo valido o un obbligo di legge. I dati presenti presso servizi esterni seguono anche i rispettivi processi. Istruzioni complete e alternativa via email sono disponibili su /account-deletion.

Diritti

Potete chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità o opposizione e revocare in qualsiasi momento un consenso, senza pregiudicare i trattamenti già effettuati. Scrivete a info@loftspa.it.

È inoltre possibile presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Non vengono effettuate decisioni automatizzate o profilazioni sulla base delle richieste di soggiorno.

Aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata quando cambiano servizi o trattamenti. La versione vigente è sempre pubblicata in questa pagina.